Assistant.e administratif.ve

Move In Med recrute un.e Assistant.e administratif.ve

L’assistant.e administratif.ve effectue le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction de courriers, classement des dossiers, saisie de documents ou du budget), accueille les visiteurs, gère l’organisation des agendas, prépare les réunions de travail et les déplacements des collaborateurs. Il.Elle peut également être amené.e à participer à des dossiers d’appels d’offres, de financements, des sélections de fournisseurs. Il.Elle sera un maillon central de la société, garant de la cohésion et de l’animation de la vie de l’entreprise.

Missions et activités

• Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs (accueil physique et téléphonique)
• Organiser et planifier les rendez-vous et les déplacements (logistique)
• Gérer le courrier
• Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, classement et archivage)

• Assister à la gestion administrative et comptable d’une structure (scan des pièces comptables, alimentation des données du CRM et de la compta)
• Prendre en charge le suivi de dossiers (échéances de contrats fournisseurs, évaluation des besoins et commande de fourniture et de matériels)
• Saisie des éléments de payes, des notes de frais etc.
• Eventuellement : saisie de devis et élaboration de factures
• Suivi des encaissements, relances clients

• Veille appels d’offres
• Organisation d’événements de vie de l’entreprise
• Participation à l’amélioration de la structure

Savoir

• Maîtrise du pack Office (traitement de texte, tableur, agenda Outlook, …)
• Connaissances en comptabilité clients et fournisseurs
• Notions d’analyse financière, de contrôle de gestion
• Notions juridiques sur l’environnement de l’entreprise
• Notions RH

Savoir-Faire

• Modalité d’accueil
• Technique de prise de notes
• Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles
• Animation de la vie de l’entreprise
• Connaissance des canaux d’information (ascendant, descendant)

Savoir-Être

  • Sens relationnel
  • Autonomie
  • Curiosité et dynamisme
  • Rigueur et organisation
  • Gestion des priorités
  • Esprit d’initiative
  • Capacité d’écoute
  • Capacité d’expression
  • Esprit de synthèse
  • Capacité à travailler en équipe
  • Respect de la confidentialité et du secret professionnel et médical
  • Polyvalence, faculté d’adaptation

Formation souhaitée

DUT gestion des entreprises ou supérieur

Type de contrat

 CDI / Alternance, salaire à négocier selon expérience

 

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